Pilotvilkår for ByggVakta

Versjon 1.3.1 · gjeldende fra 30. oktober 2026 · sist endret 3. november 2026 · inkludert databehandleravtale

1. Hvem avtalen gjelder

Avtalen er mellom BLACKFORGE AS, org.nr. 937 768 532, Fjogstadvegen 32, 4350 Kleppe («Blackforge»), som driver ByggVakta, og firmaet som registrerer seg («firmaet»). Piloten er for næringsdrivende, ikke forbrukere. Den som krysser av ved registreringen, bekrefter å ha rett til å inngå avtalen for firmaet.

Vilkårene godtas elektronisk ved registrering. Vi lagrer hvilken versjon som ble godtatt, og når. Databehandleravtalen i del B er en del av vilkårene. Har firmaet signert en egen skriftlig pilotavtale med Blackforge, gjelder den ved motstrid.

2. Hva piloten omfatter

Firmaet får bruke ByggVakta for hele firmaet, med alle montører: kunder, jobber, planlegging, tilbud, fakturaer, meldinger og feltdokumentasjon. KI-assistenten Vakta er av som standard og brukes bare hvis firmaet selv slår den på.

Fakturaer. ByggVakta lager først et fakturautkast fra godkjent arbeid; utkastet er ikke en faktura. Har firmaet ikke valgt et regnskapssystem som utsteder fakturaene, kan firmaet utstede utkastet som faktura i ByggVakta. Fakturaen får da et løpenummer fra firmaets egen nummerserie, KID, firmaets kontonummer og en PDF som er originalen, og innholdet kan ikke endres etterpå. ByggVakta utsteder ikke før firmaet har oppgitt organisasjonsnummer, adresse, kontonummer og om det er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, og kundens adresse er på plass; det er firmaets opplysninger, og firmaet svarer for at de stemmer.

Er Tripletex valgt som utstedende system, utstedes fakturaen der og ikke i ByggVakta. Den koblingen settes opp sammen med oss. Én faktura utstedes aldri i to systemer. ByggVakta har ingen kobling til Fiken.

ByggVakta sender ikke fakturaen til firmaets kunde på e-post i piloten, fordi utsending av e-post til kunder er avslått. Firmaet kopierer lenken eller laster ned PDF-en og sender den selv. Lenken viser den som åpner den beløp, kontonummer, KID og PDF-en, og virker i opptil 30 dager.

ByggVakta er ikke et regnskapssystem og fører ikke regnskapet. Firmaet har selv ansvar for fakturering, regnskap og lovpålagt oppbevaring (bokføringsloven § 13). Alle utgående beslutninger og økonomiske handlinger kontrolleres av en person i firmaet.

3. Pris og pilotperiode

Piloten er gratis i 30 dager fra registreringen, uten betalingskort. Firmaet blir ikke belastet i piloten.

Ingenting skjer av seg selv etter piloten: abonnementet starter bare hvis firmaet bestiller det. Bestiller firmaet ikke, blir kontoen skrivebeskyttet. Dataene kan fortsatt leses og eksporteres, men ikke endres.

For første pilotkull er prisen 490 kr i måneden for hele firmaet og alle montører, låst i 12 måneder. Vanlig pris er 990 kr i måneden. Abonnementet kan sies opp når som helst, med 1 måneds oppsigelse. Vil firmaet fortsette, bestiller det selv på siden Pris og betaling i appen; bestillingen åpner før piloten slutter. Ingenting koster penger før firmaet har bestilt.

BLACKFORGE AS er ikke registrert i Merverdiavgiftsregisteret, så det kommer ingen mva i tillegg til prisen: firmaet betaler beløpet som står her. Blir vi registrert, kommer mva i tillegg, og vi gir beskjed før det skjer.

4. Avslutte piloten

Firmaet kan avslutte piloten når som helst ved å gi oss beskjed. Blackforge kan avslutte piloten med 7 dagers skriftlig varsel, og kan pause tilgangen straks ved sikkerhetshensyn eller misbruk.

5. Pilotstatus

Tjenesten er under utvikling og leveres «som den er», uten garanti for oppetid. Målene våre (ikke garantier) er høyst 24 timers datatap og gjenoppretting innen 4 timer i arbeidstiden. Tjenesten er ikke laget for sikkerhetskritisk bruk. Firmaet bør ikke bruke ByggVakta som eneste kilde for lovpålagt dokumentasjon, og bør beholde egne kopier av viktig informasjon.

Hva betyr det? Bruk gjerne ByggVakta til det daglige, men ha for eksempel HMS- og samsvarsdokumentasjon også et annet sted. Skjer det feil, kan inntil ett døgns endringer gå tapt.

6. Støtte og kontakt

Piloten er selvbetjent. Vi har ikke telefon eller fast støttetid, og vi lover ikke svar på henvendelser. Lovpålagte svar og varsler (personvern, databehandleravtalen, endringer i vilkårene) gjelder uansett. Vi kontakter firmaet på e-postadressen som ble brukt ved registreringen. Firmaet kan skrive til oss i skjemaet på nettsiden eller på postadressen over, merket «ByggVakta». Tapt innlogging løses med «Glemt passord».

7. Firmaets data

Firmaet eier dataene det legger inn, og er behandlingsansvarlig for kunde-, jobb- og feltdata. Firmaet er ansvarlig for at det har rett til å legge inn opplysningene, og for at innholdet er lovlig. Særlige kategorier av personopplysninger (for eksempel helseopplysninger) og opplysninger om straffbare forhold skal ikke legges inn. Blackforge er databehandler for disse dataene etter del B, og selv behandlingsansvarlig for brukerkontoer, pålogging og drift, slik personvernerklæringen beskriver. Blackforge bruker ikke firmaets data til andre formål, til å trene modeller eller til markedsføring.

Før reelle personopplysninger legges inn: databehandleravtalene med driftsleverandøren (Railway) og e-postleverandøren (Zoho) er under inngåelse. Til Blackforge skriftlig har bekreftet at begge er i kraft, skal firmaet bare bruke oppdiktede kunde- og personopplysninger. Når begge gjelder, faller dette kravet bort, og vi gir beskjed på e-post.

Hva betyr det? Dere kan sette opp firmaet, prøve jobber, planlegging, tilbud og feltrapporter med en gang, men med oppdiktede kundenavn og adresser. Når vi har bekreftet begge avtalene, kan dere legge inn ekte kunder.

8. Avslutning, eksport og sletting

Når piloten eller abonnementet avsluttes, får firmaet en eksport av dataene sine. Aktive data og filer slettes innen 30 dager etter at firmaet har bekreftet eksporten. Sikkerhetskopier utløper automatisk innen 35 dager etter det.

9. Konfidensialitet og tilbakemeldinger

Begge parter behandler den andres ikke-offentlige informasjon fortrolig. Blackforge kan bruke tilbakemeldinger til å forbedre tjenesten, men uten å bruke firmaets kundedata og uten å nevne firmaet uten samtykke.

10. Ansvar

Blackforge svarer bare for direkte tap, og høyst 10 000 kr samlet. Blackforge svarer ikke for indirekte tap, tapt fortjeneste eller datatap utover gjenopprettingsmålene i punkt 5. Begrensningen gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet, og ufravikelige lovregler går foran.

Hva betyr det? Piloten er gratis, så ansvaret vårt er begrenset. Gjør vi noe grovt galt, gjelder ikke grensen.

11. Endringer i vilkårene

Vesentlige endringer varsler vi på e-post minst 30 dager før de gjelder. Godtar firmaet ikke endringen, kan det avslutte uten kostnad før endringen trer i kraft.

12. Lovvalg og tvister

Norsk rett gjelder. Partene skal først prøve å løse en tvist i minnelighet. Ellers er Sør-Rogaland tingrett verneting.

Del B. Databehandleravtale (personvernforordningen artikkel 28)

Firmaet er behandlingsansvarlig («den ansvarlige») og Blackforge databehandler («behandleren») for personopplysningene firmaet legger inn i ByggVakta. Avtalen gjelder så lenge Blackforge behandler slike opplysninger for firmaet.

B1. Instruks

Behandleren behandler personopplysninger bare etter den ansvarliges dokumenterte instruks: disse vilkårene, vedlegg A og innstillingene firmaet velger i tjenesten, med mindre norsk lov eller EØS-retten krever annet. Da varsler behandleren først, om ikke loven forbyr det. Behandleren sier straks fra hvis en instruks etter behandlerens syn strider mot personvernreglene.

B2. Taushetsplikt

Personer hos behandleren som har tilgang, har taushetsplikt. Tilgang gis bare ved behov.

B3. Sikkerhet

Behandleren gjennomfører tiltakene i vedlegg C, vurderer risikoen løpende og hjelper den ansvarlige med pliktene i artikkel 32–36.

B4. Underdatabehandlere

Den ansvarlige godkjenner underdatabehandlerne i vedlegg B. Nye eller utskiftede underdatabehandlere varsles minst 30 dager før. Den ansvarlige kan protestere innen 14 dager. Blir partene ikke enige, kan den ansvarlige si opp avtalen uten kostnad. Behandleren pålegger underdatabehandlere tilsvarende plikter og svarer for at de oppfylles. Overføring til land utenfor EØS skjer bare på gyldig grunnlag etter personvernforordningen kapittel V.

B5. Bistand

Behandleren hjelper den ansvarlige med å svare på krav om innsyn, retting, sletting, dataportabilitet og andre rettigheter. Henvendelser fra registrerte sendes videre til den ansvarlige uten ugrunnet opphold. Behandleren svarer ikke selv uten instruks.

B6. Brudd på personopplysningssikkerheten

Behandleren varsler den ansvarlige uten ugrunnet opphold, med mål om innen 24 timer, til e-postadressen kontoen er registrert med. Varselet beskriver så langt det er kjent hva som har skjedd, hvilke opplysninger og omtrent hvor mange registrerte som er berørt, sannsynlige følger, tiltak og hvem som kan kontaktes. Opplysninger kan gis etter hvert. Den ansvarlige melder til Datatilsynet innen 72 timer og varsler de berørte når loven krever det; behandleren hjelper til.

B7. Revisjon

Behandleren gir den ansvarlige informasjonen som trengs for å vise at avtalen følges, først og fremst skriftlig. Ved begrunnet behov kan den ansvarlige kreve revisjon etter 14 dagers varsel, i vanlig arbeidstid.

B8. Hvor dataene behandles

Tjenesten driftes hos Railway i Amsterdam, og filer og sikkerhetskopier lagres i Cloudflare R2 med EU-jurisdiksjon. E-post fra ByggVakta sendes via Zoho Mail fra Zohos EU-datasenter. Det gjelder konto-e-post og, bare hvis firmaet har slått den på, månedsrapporten «Funnet» med jobbnavn og beløp. Railway og Cloudflare er amerikanske selskaper, og tilgang fra USA må legges til grunn. Zoho oppgir at data kan behandles i land utenfor EØS der konsernet har virksomhet, så tilgang derfra må også legges til grunn (se vedlegg B og punkt B4).

Hva betyr det? Dataene ligger i EU, men leverandørene kan nå dem fra land utenfor EØS. Overføringen skjer etter avtaler EU har godkjent for slik bruk; før databehandleravtalene med driftsleverandøren og e-postleverandøren er bekreftet, brukes bare oppdiktede kundeopplysninger (punkt 7).

B9. Retur og sletting

Når avtalen slutter, får den ansvarlige en eksport av dataene (alle registreringer og vedlegg, med kontrollsum). Etter den ansvarliges skriftlige bekreftelse slettes aktive data og filer innen 30 dager. Slettingen dokumenteres, og behandleren bekrefter den skriftlig. Sikkerhetskopier kan ikke redigeres og utløper automatisk innen 35 dager etter sletting; gjenopprettede kopier renses for slettede data før bruk. Poster som loven krever bevart, eller som den ansvarlige ber om å bevare, kan beholdes (vedlegg D).

B10. Ansvar og lovvalg

Ansvar følger punkt 10 over. Norsk rett gjelder, og Sør-Rogaland tingrett er verneting.

Vedlegg A. Behandlingen

• Formål: å levere ByggVakta til firmaet: kunder, jobber, planlegging, tilbud, fakturaer, meldinger og feltdokumentasjon, og KI-assistenten Vakta når firmaet har slått den på.
• Behandlingen: lagring, visning, sikkerhetskopiering, eksport og sletting.
• Registrerte: firmaets ansatte og brukere, kunder og kontaktpersoner.
• Opplysninger: navn, e-post, telefon, adresse (eventuelt koordinater) og notater; jobb-, tilbuds- og fakturadata; meldinger; arbeidsrapporter, timer og materialer; bilder, dokumenter og tekst hentet fra dem; revisjonslogg. Ikke særlige kategorier.
• Varighet: så lenge firmaet bruker tjenesten, og deretter fristene i punkt B9.

Vedlegg B. Underdatabehandlere

Den til enhver tid gjeldende listen står i personvernerklæringen, punkt 4.

Vedlegg C. Sikkerhetstiltak

• Pålogging med passord som bare lagres i ugjenkjennelig form, eller med passkey; innloggingsøkter lagres på samme måte; beskyttelse mot forfalskede forespørsler og begrensning av innloggingsforsøk.
• Rollebasert tilgang og skille mellom firmaer i applikasjonen.
• Filer i private lagringsområder, lest via applikasjonen med pålogging og kontroll av størrelse og kontrollsum.
• Endringslogg der hver oppføring er låst til den forrige, så endringer i ettertid synes.
• Daglig sikkerhetskopi av alle data og filer til eget privat område i EU, kontrollert med kontrollsummer, med egne tilganger for kilde og mål.
• Overvåking hvert 5. minutt av helse, bakgrunnsjobber og ferske sikkerhetskopier; varslene inneholder ikke kundedata.
• Eksport per firma med integritetskontroll. Sletting gjøres manuelt og dokumenteres.
• Hemmeligheter ligger i et eget hemmelighetslager, ikke i kildekoden.

Vedlegg D. Lagringstid

Aktive data beholdes mens firmaet bruker tjenesten. Etter avslutning: sletting innen 30 dager etter bekreftet eksport, og sikkerhetskopier utløper etter 35 dager. En slettekvittering uten innhold (antall og kontrollsummer) beholdes. Firmaets instrukser og varsler sendes til e-postadressen kontoen er registrert med.